Umowa ubezpieczenia może zostać zawarta na okres krótkoterminowy, którego ramy stanowi planowany wyjazd służbowy, lub roczny. Ubezpieczenie roczne nie wymaga bieżącego zgłaszania planowanych wyjazdów służbowych. Pracodawca przed zawarciem umowy może zadeklarować liczbę osób i dni, jaką pracownicy przypuszczalnie spędzą w zagranicznych podróżach służbowych przez okres najbliższych 12 miesięcy. Po zakończeniu okresu ubezpieczenia oraz kalkulacji rzeczywistej ilości wyjazdów zagranicznych i uczestniczących w nich pracowników, następuje korekta wpłaconej składki.
Składka opłacana i finansowana jest ze środków pracodawcy (Ubezpieczającego).
Ubezpieczenie obowiązuje na terytorium całego świata z pominięciem kraju stałego pobytu.
Pracownicy odbywający podróż służbową otrzymują certyfikaty ubezpieczenia stanowiące dowód objęcia ich ubezpieczeniem.